Digitale Signatur - Rechtsgrundlage

In diesem Eintrag widmen wir uns einem Thema, das schon oft in unseren Beiträgen behandelt wurde, aber dennoch noch einige berechtigte Fragen aufwirft. Um endgültig alle Unklarheiten aus der Welt zu schaffen, soll dieser Artikel eine ausführliche Beschreibung der Rechtsgrundlage und Möglichkeiten digitaler bzw. elektronischer Unterschriften aufzeigen.

Mit der eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit 2016 offiziell für alle EU-Mitgliedsstaaten vereinheitlicht worden und verschafft ihr eine vergleichbare rechtliche Stellung wie die Unterschrift auf Papier. Hierfür werden technische Verfahren und Standards für elektronische Zertifikate, Siegel, Zeitstempel und Signaturen definiert, die ein sicheres und konsistentes Verschicken elektronischer Dokumente erlauben. Sobald es darum ging, Zahlungen oder Verträge in einer digitalen Umgebung zu tätigen, seien viele noch zu zögerlich gewesen und griffen lieber zu der altbewährten Variante mit Stift und Papier. Das sollte sich von diesem Zeitpunkt an ändern, da die Vorzüge der voranschreitenden Digitalisierung mehr als offensichtlich sind. Neben des enormen Zeitersparnisses verringert sich unter anderem der Verwaltungsaufwand und die Notwendigkeit der Anwesenheit aller Beteiligten an demselben Standort entfällt sogar komplett.

Bei der elektronischen Unterschrift wird zwischen drei Kategorien unterschieden

1. Einfache elektronische Signatur
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
3. Qualifizierte elektronische Signatur

Im folgenden gehen wir auf jede einzelne Kategorie ein, indem wir die Form, die Rechtsgrundlage und die jeweiligen Anwendungsbereiche beschreiben.

1. Einfache elektronische Signatur

In diesem Fall wird lediglich eine elektronische Datei an eine andere gebunden, das bedeutet konkretisiert, dass die Signatur zweckgemäß mit einem Vertrag verbunden wird. Sinngemäß ist das mit einem Handschlag oder dem Setzen eines Häkchens vergleichbar. Da sie in elektronischer Form nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann, ist diese Form nicht zwingend nachweisbar. Sie kann jedoch in formlosen Verträgen oder unternehmensintern geleistet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Vertragsparteien vorab in einer Formklausel diese Art von Unterschrift als eine gewillkürte Schriftform festlegen und sich beide damit einverstanden erklären.

Anwendungsbeispiele:

  • alle Dokumente, bei denen keine zwingende Schriftformerfordernis vorliegt
  • Bestellungen
  • Protokolle
  • An-/Aufträge
  • Bescheinigungen
  • Dokumentationen
  • Verträge (B2B, Kaufverträge etc.)
  • Dokumente im Versicherungsvertragsrecht
  • Annahme, Stornierung von Lieferungen

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur

Hierbei wird die elektronische Unterschrift mit einem einmaligen Signaturschlüssel versehen und dem Inhaber nachweislich zugeordnet. Zusätzlich muss gewährleistet werden, dass eine mögliche Manipulation von Daten erkennbar ist. Technisch gesehen entspricht die fortgeschrittene elektronische Signatur also einem Software-Zertifikat, dessen Verwendung nur über eine entsprechende Software der Vergabestelle möglich ist. Sie ist dementsprechend aufgrund der möglichen Authentifizierung deutlich sicherer als die einfache elektronische Signatur, genügt dennoch nicht der per Gesetz geforderten Schriftform auf Papier im Sinne des § 126 BGB. 

Anwendungsbeispiele (sofern vom Auftraggeber gefordert):

  • alle Dokumente, bei denen keine zwingende Schriftformerfordernis vorliegt
  • Interessensbekundungen
  • Interessensbestätigungen
  • Teilnahmeanträge
  • Verträge
  • Behördliche Anträge

3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Im letzten Fall muss genau wie bei der fortgeschrittenen Signatur eine dritte Instanz in den Prozess mit eingebunden werden. Ausgestellt wird das qualifizierte Zertifikat allerdings mit einer sichereren Signaturstellungseinheit (SSEE), ein Medium (z.B. Chipkarte), das den privaten Schlüssel beinhaltet. Anbieter solch eines Mediums sind beispielsweise die Bundesdruckerei oder die Bundesnotarkammer. Andere Möglichkeiten der zweifelsfreien Identifikation sind Authentifizierungsverfahren per Videochat oder biometrische Verfahren, wie das Scannen des Fingerabdrucks. In jedem Fall muss durch den Zertifizierungsdienstanbieter mittels eines Identifikationsverfahren sichergestellt werden, dass es sich um die tatsächliche Person handelt. Da diese Methode fälschungssicher ist, wird sie mit einer persönlich und handschriftlich geleisteten Unterschrift auf Papier gleichgesetzt.

Anwendungsbeispiele, die per Gesetz einer Schriftform bedürfen:

  • notarielle Beglaubigungen
  • Kündigung eines Arbeitsverhältnisses
  • Elektronische Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt
  • Verträge (sofern vom Auftraggeber gefordert)
  • Quittung (§ 368 BGB)
  • Verbraucherdarlehensvertrag (§ 492 Abs. 1 BGB)
  • Kündigung von Mietverträgen (§ 568 Abs. 1 BGB)
  • Mietverträge für Wohnungen und Gewerberäume mit einer festen Laufzeit von mehr als einem Jahr (§ 550 BGB)
  • ein Arbeitsvertrag für ein zeitlich befristetes Arbeitsverhältnis (§ 2 Abs. 1 Nachweisgesetz)
  • Kündigung eines Arbeitsvertrages (§ 623 BGB)
  • Betriebsvereinbarungen (§ 77 Abs. 2 BetrVG)
  • Leibrenten­versprechen (§ 761 BGB)
  • Bürgschaft natürlicher Personen (§ 766 BGB)
  • Schuldversprechen (§ 780 BGB)
  • Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB)
  • Annahme einer Anweisung (§ 784 BGB)
  • Inhaberschuldverschreibung (§ 793 BGB)
  • Abtretung von Brief-Grundpfandrechten (§ 1154 Abs. 1 BGB)
  • Patientenverfügung § 1901a Abs. 1 Satz 1 BGB
  • Vollmacht, die medizinische Behandlungen oder freiheitsentziehende Maßnahmen umfasst (§ 1904 Abs. 5, § 1906 Abs. 5 BGB; sog. Vorsorgevollmacht)
  • Vollmacht, die im Zivilprozess für eine nicht prozessfähige Person erteilt wurde (§ 51 Abs. 3 ZPO)
  • Pflegevertrag (§ 120 SGB XI)
  • Heimvertrag (§ 6 WBVG)
  • Vereinbarung zwischen dem Kaufmann und dem Handlungsgehilfen, die den Gehilfen für die Zeit nach Beendigung des Dienstverhältnisses in seiner gewerblichen Tätigkeit beschränkt (Wettbewerbsverbot; § 74 Abs. 1 HGB)
  • Scheck und Wechsel (Art. 1 SchG und Art. 1 WG)

Zusammenfassung

  • Jede Art der elektronischen Unterschrift ist in der Regel rechtsgültig, vorausgesetzt der Auftraggeber hat vorher festgelegt, welche Form geleistet werden muss
  • In den meisten Anwendungsbereichen genügt die einfache elektronische Variante (ca. 90% aller Fälle)
  • Eine Ausnahme sind Transaktionen bei denen der Gesetzgeber ausdrücklich das Schriftformerfordernis veranlasst
  • Die QES ist mit einer handschriftlich geleisteten Unterschrift gleichzusetzen

Für den unwahrscheinlichen Fall eines Gerichtsprozesses, sollte man den Verlauf des Signaturvorgangs dokumentieren, um auf der sicheren Seite zu sein. Mithilfe der revisionssicheren Archivierungsmöglichkeit durch GoContract wird jede einzelne Aktion am Dokument, einschließlich der Signatur, festgehalten und kann im Zweifelsfall nachvollzogen werden.

Epilog

Dieser Blogeintrag ist keine verbindliche Rechtsberatung, sondern lediglich ein Aufklärungsversuch. Wenden Sie sich bei rechtlichen Fragen an Ihre Rechtsabteilung.